Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại trong hợp đồng thương mại tại Việt Nam: Soạn điều khoản như thế nào cho đúng?

Hợp đồng có thể quy định một khoản tiền đáng kể phải trả khi chậm thực hiện, giao hàng có khuyết tật hoặc không thực hiện nghĩa vụ. Tuy nhiên, khoản tiền đó không phải lúc nào cũng có thể được yêu cầu thanh toán đúng như điều khoản đã soạn. Theo pháp luật Việt Nam, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại có chức năng khác nhau. Mối quan hệ giữa hai chế tài này cũng được quy định khác nhau trong Luật Thương mại và Bộ luật Dân sự. Đối với bộ phận mua sắm và đội ngũ quản lý, việc soạn điều khoản vì vậy không chỉ là chọn một tỷ lệ: các bên muốn áp dụng chế tài nào, chế độ pháp lý nào điều chỉnh và cần chứng minh yêu cầu ra sao?

Bài viết tập trung vào các hợp đồng thông thường giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Bài viết không phân tích toàn diện các giao dịch trong lĩnh vực xây dựng, ngân hàng, tiêu dùng, dịch vụ chuyên ngành hoặc mua bán hàng hóa quốc tế có thể thuộc phạm vi điều chỉnh của CISG. Những giao dịch đó cần được xem xét riêng trước khi sử dụng lại một điều khoản mẫu.

1. Xác định chế độ pháp lý áp dụng trước khi soạn thảo

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005 điều chỉnh các hoạt động thương mại thuộc phạm vi áp dụng của Luật. Mối quan hệ giữa Luật này với pháp luật chuyên ngành và Bộ luật Dân sự được quy định tại Điều 4. Văn bản hợp nhất được rà soát cho bài viết là Văn bản số 113/VBHN-VPQH ngày 27/8/2025. Chỉ riêng tên gọi của hợp đồng chưa đủ để xác định quy định nào điều chỉnh các chế tài trong hợp đồng đó. [1]

Khi rà soát hợp đồng, nên bắt đầu từ chủ thể tham gia, bản chất giao dịch, các quy định chuyên ngành và điều khoản về luật áp dụng. Hợp đồng với nhà cung cấp và thỏa thuận có cá nhân tham gia có thể cần cách phân tích khác nhau, dù cả hai đều có phần mang tên “điều khoản thương mại”. Không nên sao chép cơ chế phạt từ một dự án không liên quan khi chưa kiểm tra bối cảnh pháp lý.

2. Phạt vi phạm trong thương mại thông thường phải có thỏa thuận

Theo Điều 300 Luật Thương mại, cơ sở để áp dụng phạt vi phạm là thỏa thuận trong hợp đồng, có tính đến các trường hợp miễn trách nhiệm theo luật. Doanh nghiệp không nên cho rằng mọi hành vi vi phạm đều tự động làm phát sinh tiền phạt chỉ vì vi phạm đó nghiêm trọng. [1, Điều 294 và Điều 300]

Thỏa thuận nên xác định nghĩa vụ được bảo đảm, sự kiện làm phát sinh tiền phạt và phương pháp tính. Câu “áp dụng phạt khi vi phạm” chưa cho biết khoản tiền là cố định, tính theo tỷ lệ hay theo thời gian. Cơ chế phạt chậm thực hiện nên làm rõ thời điểm bắt đầu chậm, mốc giao hàng có liên quan và mối quan hệ giữa thời hạn khắc phục đã thỏa thuận với điều kiện phát sinh tiền phạt. Đây là các khuyến nghị soạn thảo; cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào thỏa thuận thương mại của các bên.

3. Áp dụng mức trần tám phần trăm trên đúng giá trị

Điều 301 nhìn chung giới hạn mức phạt đã thỏa thuận, hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm, ở mức không quá tám phần trăm giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp được quy định rõ tại Điều 266. Cơ sở tính không mặc nhiên là toàn bộ giá trị hợp đồng. Đây cũng không phải mức trần chung cho mọi giao dịch chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam. [1]

Ví dụ giả định. Một hợp đồng cung cấp hàng hóa trong nước có tổng giá trị 5 tỷ đồng. Một đợt giao hàng được định giá riêng là 1 tỷ đồng bị chậm. Giả sử đợt giao hàng này là phần nghĩa vụ bị vi phạm có liên quan và không áp dụng quy định đặc thù, tám phần trăm của giá trị đó là 80 triệu đồng. Việc tính tám phần trăm trên toàn bộ 5 tỷ đồng chỉ vì con số này được ghi ở phần đầu hợp đồng cần có một cơ sở khác đủ sức thuyết phục.

Ví dụ trên minh họa vấn đề tính toán, không dự đoán phán quyết của Tòa án. Trong một dự án có các hạng mục liên kết với nhau, các bên có thể tranh luận về cách xác định giá trị nghĩa vụ bị ảnh hưởng. Bảng giá, sản phẩm bàn giao và các mốc thực hiện rõ ràng có thể giảm sự không chắc chắn này, nhưng không quyết định dứt khoát cách đánh giá pháp lý đối với tranh chấp.

Tỷ lệ phạt tính theo ngày cũng cần có mức trần tổng cộng. Việc liên tục áp dụng tỷ lệ theo ngày không loại bỏ giới hạn luật định khi Điều 301 điều chỉnh. Điều khoản nên giải thích cách cộng dồn và mức tối đa, thay vì để bộ phận kế toán chỉ phát hiện vấn đề sau nhiều tháng chậm thực hiện.

4. Yêu cầu bồi thường thiệt hại cần được chứng minh riêng

Theo các Điều 302–304, bồi thường thiệt hại liên quan đến tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng; hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế và quan hệ nhân quả trực tiếp là các căn cứ luật định làm phát sinh trách nhiệm. Bên yêu cầu phải chứng minh tổn thất và mức độ tổn thất. Việc tính được tiền phạt không tự chứng minh những vấn đề này. [1]

Doanh nghiệp nên phản ánh sự phân biệt đó trong việc lưu giữ hồ sơ. Cần bảo quản đơn đặt hàng, thông số kỹ thuật đã thống nhất, biên bản nghiệm thu, báo cáo khuyết tật, báo giá thay thế, hóa đơn và các trao đổi giải thích vì sao phải phát sinh chi phí bổ sung. Nếu yêu cầu bồi thường khoản lợi bị mất, cần xác định giao dịch và biên lợi nhuận dự kiến, thay vì chỉ dựa vào dự báo doanh thu không có căn cứ hỗ trợ.

Cũng cần xem xét các nguyên nhân khác. Việc mua hàng thay thế khẩn cấp có thể xuất phát một phần từ sai sót trong kế hoạch nội bộ. Tách chi phí đó khỏi hậu quả do vi phạm của nhà cung cấp sẽ làm yêu cầu có sức thuyết phục hơn. Tương tự, khi lập bảng tính tổn thất, cần ghi nhận các khoản bù trừ, giảm trừ và chi phí đã không phải chi.

Điều 305 còn yêu cầu áp dụng các biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất và cho phép giảm mức bồi thường tương ứng với phần tổn thất đáng lẽ có thể hạn chế được một cách hợp lý. Quy trình báo cáo, chuyển xử lý nội bộ có thể giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời, đồng thời giữ lại chứng cứ về các phương án từng có thể lựa chọn. [1]

5. Nêu rõ có áp dụng đồng thời phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại hay không

Theo Điều 307 Luật Thương mại, phạt vi phạm đã thỏa thuận có thể được áp dụng đồng thời với bồi thường thiệt hại, có tính đến các giới hạn, ngoại lệ của Luật. Khoản 3 Điều 418 Bộ luật Dân sự có cách tiếp cận khác: nếu các bên thỏa thuận phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận áp dụng đồng thời phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại, quy tắc mặc định tại khoản này là bên vi phạm chỉ phải chịu phạt vi phạm. [1; 2]

Sự khác biệt đó cho thấy cần soạn điều khoản rõ ràng. Nếu các bên muốn được áp dụng đồng thời hai chế tài trong phạm vi được phép, nên thể hiện trực tiếp. Sau đó, kiểm tra tính thống nhất với các điều khoản loại trừ, giới hạn trách nhiệm, chế tài duy nhất và nội dung về giải quyết, dàn xếp ở những phần khác của hợp đồng. Điều khoản bảo lưu quyền chung có thể bị ảnh hưởng bởi một phụ lục quy định khoản tiền do chậm thực hiện là “chế tài duy nhất”.

Không nên cho rằng việc gọi một khoản tiền bằng thuật ngữ tiếng Anh “liquidated damages” đã giải quyết được cách xử lý khoản tiền đó theo pháp luật Việt Nam. Vẫn cần phân tích chức năng dự kiến và quy định áp dụng. Đổi tên khoản phạt không phải cách đáng tin cậy để tránh mức trần bắt buộc; đồng thời, cũng không nên phân loại mọi khoản thanh toán liên quan đến việc không thực hiện nghĩa vụ khi chưa xem xét bản chất.

6. Tách lãi chậm thanh toán khỏi cơ chế phạt

Điều 306 quy định về lãi do chậm thanh toán tiền hàng, thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác, có tính đến thỏa thuận hoặc quy định pháp luật áp dụng khác. Đây là vấn đề riêng với phạt vi phạm. Cần rà soát cùng điều khoản thanh toán, thay vì mặc nhiên cho rằng cùng một tỷ lệ đã bao quát cả hai. [1]

Để thuận tiện quản lý, hợp đồng nên phân biệt nợ gốc, khoản lãi có thể yêu cầu, tiền phạt đã thỏa thuận và tổn thất đã được chứng minh. Khi đó, văn bản yêu cầu thanh toán có thể nêu riêng từng khoản và căn cứ tính. Gộp tất cả thành một khoản “phí vi phạm” không được giải thích sẽ làm việc đối chiếu và thương lượng khó khăn hơn.

7. Vẫn cần xem xét miễn trách nhiệm và các yêu cầu về thủ tục

Điều 294 quy định các trường hợp miễn trách nhiệm; Điều 295 điều chỉnh việc thông báo và chứng minh. Vì vậy, điều khoản chế tài cần được đọc cùng các quy định về bất khả kháng, thông báo, giao hàng và quản lý thay đổi. Không nên đánh giá việc chậm thực hiện khi chưa kiểm tra các lần gia hạn hoặc căn cứ miễn trách nhiệm có liên quan. [1]

Ví dụ giả định. Bên mua thay đổi thông số kỹ thuật sau khi đã bắt đầu sản xuất, trong khi nhà cung cấp lại không đáp ứng một mốc thời gian được thỏa thuận sau đó. Việc rà soát cần xác định lịch trình đã sửa đổi, phần chậm thực hiện tương ứng với từng sự kiện và các thông báo đã trao đổi. Không nên chỉ đếm ngày từ thời hạn giao hàng ban đầu đã được thay thế.

Các bước thực hành dành cho doanh nghiệp

Trước khi ký, nên lập một bảng tổng hợp chế tài trong một trang, nêu chế độ pháp lý áp dụng, từng nghĩa vụ được bảo đảm, giá trị nghĩa vụ, điều kiện phát sinh, tỷ lệ và mức trần tổng cộng. Làm rõ có tiếp tục được yêu cầu bồi thường thiệt hại hay không và kiểm tra các nội dung không thống nhất ở phần khác. Đây là công cụ quản lý nội bộ, không phải hồ sơ bổ sung phải nộp theo luật.

Trong quá trình thực hiện, phân công người chịu trách nhiệm về hồ sơ nghiệm thu và thông báo vi phạm. Khi phát sinh vấn đề, giữ lại căn cứ hợp đồng hiện hành trước khi trao đổi phương án sửa đổi. Ghi nhận quyết định hạn chế tổn thất và lý do thương mại. Trước khi gửi yêu cầu, tách riêng từng phép tính và rà soát miễn trách nhiệm, chứng cứ cùng cơ chế giải quyết tranh chấp đã chọn. Điều khoản được soạn tốt phát huy hiệu quả hơn khi doanh nghiệp cũng chứng minh được diễn biến thực tế.

Căn cứ pháp luật và nguồn tham khảo

Các nguồn được truy cập ngày 24/10/2026. Tên gọi, mô tả văn bản pháp luật Việt Nam bằng tiếng Anh trong bản gốc chỉ nhằm giải thích, không được giới thiệu là bản dịch chính thức.

1. Luật Thương mại số 36/2005/QH11, được hợp nhất tại Văn bản số 113/VBHN-VPQH ngày 27/8/2025, đặc biệt các Điều 4, 266 và 294–307. Văn bản hợp nhất hỗ trợ tra cứu; hiệu lực pháp lý được xác định theo luật và các văn bản sửa đổi. Luật Thương mại có hiệu lực ban đầu từ ngày 01/01/2006.
2. Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, đặc biệt các Điều 418–419; văn bản tiếng Việt trên WIPO Lex.

Nội dung này cung cấp thông tin pháp lý chung trên cơ sở các nguồn được rà soát đến ngày 24/10/2026, không phải ý kiến tư vấn pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Việc áp dụng pháp luật Việt Nam phụ thuộc vào các tình tiết và hoàn cảnh liên quan.